Kurumsallık, O WhatsApp Grubunu Kurduğunuz An Bitti!

Bir yönetici olarak niyetimiz hep iyidir: "Hızlı iletişim kuralım, herkes haberdar olsun." Bu iyi niyetle o meşhur "💬 ŞİRKET DUYURU GRUBU"nu kurduğumuz anda, farkında olmadan şirketin operasyonel fişini çekmiş oldunuz.

Neden mi? Çünkü bir yöneticinin temel sorumluluğu sadece "haber vermek" değildir. Asıl sorumluluk; işi adil, öngörülebilir ve izlenebilir bir sisteme oturtmaktır.

Eğer şirketin vardiya planını, görev takibini ve izin yönetimini hâlâ bir sohbet baloncuğu içinden yönetmeye çalışıyorsanız; üzülerek söylüyorum ki orada kurumsallıktan değil, sadece "anlık kurtarmalardan" bahsedebiliriz.

WhatsApp ile "Sohbet" Edilir, "İş" Yönetilmez

Gelin dürüst olalım, o gruplarda neler yaşanıyor?

• Bilgi Mezarlığı: Siz"Yarın vardiya değişti" yazarsınız, altına iki kişi"Hayırlı Cumalar" yazar, biri komik video atar. Sizin o hayati duyurunuz, mesajların arasında kaybolur gider.

• Onay Karmaşası: "Kim geliyor?" sorusuna gelen"Ben gelemem","Ben bakarım" cevapları arasında kimin neyi kabul ettiği, ne demek istediği belirsizleşir.

• Hukuki Risk (Fazla Mesai): Fazla mesai fiilen yapılır, sohbette konuşulur ama resmi kayda girmez. Yarın bir gün"Ama o gün ben çalışmıştım" denildiğinde, elinizdeki tek kanıt silinmiş bir WhatsApp mesajı olur.

• ⚠️ KVKK Riski: En büyük riski sona sakladım. O grubu kurduğunuz an, grup sohbetlerinde kişisel veri paylaşımları ve bu kişisel verilerin yurt dışına aktarılıyor olması KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) açısından ciddi riskler oluşturur. Rızası alınmamış bu veri paylaşımı, şirketinizi hiç beklemediğiniz tazminat cezalarıyla karşı karşıya bırakabilir.

Plansızlığın Faturasını Çalışana Kesmeyin

Pazar sabahı personelin telefonuna "Yarın kim geliyor?" mesajı atmak, bir iletişim başarısı değil; bir planlama zafiyetidir.

Eğer vardiyalar son dakika değişiyorsa, mesai sürekli telefondan soruluyorsa; buradaki sorun çalışanların esnekliği değil, sistemin eksikliğidir. Sistemsizliğin stresini çalışana yüklemek, hem onların huzurunu hem de şirketinize olan sadakatini bitirir.

Çözüm: "Sohbet" Başka, "Yönetim" Başka

Biz ekiptime'ı geliştirirken, teknolojiyi bir "denetim" aracı olarak değil, "güven" tesis eden bir araç olarak kurguladık.

1. Netlik Sağlar: ekiptime'da vardiyalar "rica" ile değil, "planla" atanır. Çalışan ne zaman çalışacağını, ne zaman özgür olduğunu her zaman bilir.

2. İş/Yaşam Dengesi: Çalışan uygulamayı açtığında "iştedir", kapattığında gerçekten "dinlenir". Mesai takibi, WhatsApp'a düşen mesajlarla değil, profesyonel bir sistemle yürür.

3. Güven İnşa Eder:"Acaba müdür mesajımı gördü mü?" stresi biter. Talep girilir, bildirim düşer, onay verilir. Her şey şeffaf, her şey kayıtlı.

Son Söz: O "Gruptan Çık" Butonuna Basın

Unutmayın; "Bedava" sandığınız o WhatsApp grubunun faturası, aslında sandığınızdan çok daha ağırdır.

Gelin, sohbeti dostlarımıza bırakalım. İşlerimizi ise; sadece iş için tasarlanmış, KVKK uyumlu ve profesyonel iş uygulamaları ile yönetelim.

Gerçek kurumsallığa geçerken ilk adımınızı, o "Gruptan Çık" butonuna basarak atın.