Yıllık İzin Nedir? İzin Süreleri ve Hesaplama Rehberi
Yıllık izin, çalışanın ücretini almaya devam ederek dinlenmesini sağlayan yasal bir haktır. 4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki çalışanlar, deneme süresi dahil en az bir yıllık çalışmanın ardından bu hakkı kazanır. Asgari izin süresi kıdeme göre 14, 20 veya 26 gündür. Yaş ve çalışma koşulları gibi etkenler bu süreyi artırabilir.
Tatil planı yaparken ya da bir çalışanın izin talebini değerlendirirken yalnızca izin bakiyesine bakmak yeterli olmayabilir. Hakediş tarihi ve araya giren tatil günleri de hesabı etkiler.
Gelin, yıllık izin sürelerini ve kullanım kurallarını örneklerle netleştirelim. Bu rehberde yıllık izin hakkını, gün hesabını ve izin takibinde dikkat edilmesi gereken noktaları örneklerle anlatacağım.
Bilmeniz Gerekenler
- Yıllık izin ücretli bir dinlenme hakkıdır. Çalışan bu haktan vazgeçemez. İş ilişkisi devam ederken izin kullandırmak yerine ücret ödenmesi, izin hakkını ortadan kaldırmaz.
- İlk hakediş için genel kural, en az bir yıl çalışmaktır. Deneme süresi de bu hesaba dahildir. Aynı işverenin farklı işyerlerinde geçen çalışma süreleri birlikte değerlendirilir.
- Asgari izin süreleri kıdeme göre değişir. Bir yıldan beş yıla kadar, beş yıl dahil, 14 gün; beş yıldan fazla ve 15 yıldan az hizmette 20 gün; 15 yıl ve üzerinde 26 gündür.
- Bazı çalışanlar için özel kurallar vardır. 18 ve daha küçük yaştaki çalışanlarla 50 ve daha büyük yaştakilere en az 20 gün izin verilir. Yer altı işlerinde süreler dört gün artırılır.
- İzin günü ile takvim günü aynı değildir. İzne rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri yıllık izin süresinden sayılmaz.
- İzin bölümler halinde kullanılabilir. Tarafların anlaşması gerekir ve bölümlerden en az biri 10 günden kısa olamaz.
- Kullanılmayan izinler yıl sonunda kendiliğinden silinmez. Hak edilen, kullanılan ve kalan günlerin düzenli kaydedilmesi, izin planlamasını ve işten ayrılma hesabını kolaylaştırır.
Yıllık İzin Nedir?
Yıllık izin, çalışanın belirli bir çalışma süresini tamamladıktan sonra hak kazandığı ücretli dinlenme dönemidir. Bu sürede çalışan işten uzaklaşır, ancak ücretini almaya devam eder. Amaç, yıl boyunca çalışmanın getirdiği yorgunluğu azaltmak ve dinlenmeye zaman ayırmaktır.
Bu izin, işverenin sunduğu bir ayrıcalık değildir. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının açıklamalarına göre yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez. Çalışanın “İzin kullanmayayım, karşılığında para alayım” demesi de iş ilişkisi devam ederken bu hakkı ortadan kaldırmaz.
İzin türlerini ayırmak, hem çalışan hem de izin kayıtlarını tutan ekip için işleri kolaylaştırır:
| İzin türü | Temel farkı |
| Yıllık ücretli izin | Çalışma süresine bağlı olarak kazanılan ücretli dinlenme hakkıdır. |
| Mazeret izni | Evlilik veya yakınını kaybetme gibi belirli durumlarda kullanılır. |
| Ücretsiz izin | Ücret ödenmeyen izin dönemidir. Koşulları, iznin dayanağına göre değişir. |
Örneğin, bir çalışanın evlilik nedeniyle kullandığı mazeret izni yıllık izin bakiyesinden düşülmez. Bu ayrım, kalan izin günlerini doğru takip etmek için önemlidir.
Yıllık İzin Hakkı Ne Zaman Kazanılır?
Yıllık izin hakkı, genel olarak aynı işverene bağlı en az bir yıllık çalışmanın ardından doğar. Burada takvim yılının bitmesi değil, çalışanın hizmet yılını tamamlaması önemlidir. Yani ocak ayına girildiğinde herkes için otomatik olarak yeni bir izin hakkı oluşmaz.
Bir yıllık çalışma ve deneme süresi
Deneme süresi, yıllık izin hakedişinin hesabına dahildir. Çalışanın ilk iki ayını deneme süresinde geçirmesi, izin hakkını iki ay geciktirmez.
Örneğin, 15 Ekim 2025’te işe başlayan bir çalışan, hakediş tarihini değiştiren bir durum yoksa 15 Ekim 2026’da ilk yıllık izin hakkını kazanır. İzin süresi ise o tarihteki kıdemi, yaşı ve varsa özel çalışma koşulları dikkate alınarak belirlenir.
Hakedişi kontrol ederken şu bilgiler birlikte değerlendirilmelidir:
- Çalışanın işe giriş tarihi.
- Aynı işverene bağlı önceki çalışma süreleri.
- Kanunen çalışılmış sayılan dönemler.
- Hakediş tarihini etkileyebilecek kesintiler.
Her devamsızlık, hakedişi aynı şekilde etkilemez. Örneğin, kanunda belirtilen sınırlar içindeki hastalık ve istirahat süreleri izin hesabında çalışılmış sayılabilir. Bu nedenle yalnızca fiilen çalışılan günleri toplamak doğru sonuç vermeyebilir.
Aynı işverenin farklı işyerlerinde çalışma
Çalışan aynı işverenin başka bir şubesine geçtiğinde yıllık izin kıdemi sıfırlanmaz. Aynı işverene ait işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek değerlendirilir.
Örneğin, aynı işverenin Ankara şubesinde sekiz ay, İstanbul şubesinde dört ay çalışan biri toplam bir yıllık süreyi tamamlamış olabilir. Buna karşılık, farklı işverenlerdeki çalışma süreleri genel olarak bu hesaba eklenmez.
Bence şube değişikliklerinde ilk kontrol edilmesi gereken bilgi, sistemdeki işe giriş tarihidir. Transfer tarihinin ilk işe giriş tarihi yerine kaydedilmesi, izin hakedişinin yanlış hesaplanmasına yol açabilir.
Yıllık İzin Süreleri Nasıl Belirlenir?
Yıllık izin süresi, çalışanın izne hak kazandığı tarihteki hizmet süresine göre belirlenir. Yaş ve çalışma koşulları da bu hesabı etkileyebilir. Bu yüzden tüm çalışanlara aynı izin süresini tanımlamak doğru olmaz.
Kıdeme göre yıllık izin süreleri
4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki çalışanlar için asgari süreler şöyledir:
| Hizmet süresi | Asgari yıllık izin |
| 1 yıldan 5 yıla kadar, 5 yıl dahil | 14 gün |
| 5 yıldan fazla, 15 yıldan az | 20 gün |
| 15 yıl ve üzeri | 26 gün |
Bunlar alt sınırlardır. İş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle daha uzun izin süreleri belirlenebilir.
Beşinci yılın tamamlanması, sık karıştırılan noktalardan biridir. Beş yıl ilk dilime dahil olduğu için çalışan, beşinci hizmet yılını tamamladığında 14 günlük hak kazanır. Genel kurala göre 20 günlük yeni hak, altıncı hizmet yılının tamamlanmasıyla doğar.
Örneğin, hakedişi etkileyen bir kesinti yoksa:
| İşe giriş tarihi | Hakediş tarihi | Tamamlanan hizmet yılı | Yeni izin hakkı |
| 1 Ekim 2020 | 1 Ekim 2025 | 5 yıl | 14 gün |
| 1 Ekim 2020 | 1 Ekim 2026 | 6 yıl | 20 gün |
Bu örnek, yaşa bağlı özel kuralları veya sözleşmeyle artırılmış süreleri kapsamıyor. Önceki yıllardan kalan izinler de yeni hakedişten ayrı değerlendirilir.
Yaşa ve çalışma koşullarına göre kurallar
Bazı çalışanlar için kıdem tablosunun yanında şu kurallar uygulanır:
- 18 ve daha küçük yaştaki çalışanların yıllık izni 20 günden az olamaz.
- 50 ve daha büyük yaştaki çalışanların yıllık izni 20 günden az olamaz.
- Yer altı işlerinde çalışan işçilerin yıllık izin süreleri dört gün artırılır.
Yaş sınırlarına 18 ve 50 yaş da dahildir. Ayrıca 20 gün, bu yaş grupları için sabit bir süre değil, asgari sınırdır. Örneğin, 50 yaşında ve 15 yıllık hizmeti olan bir çalışanın kanuni izin süresi en az 26 gündür.
Yıllık İzin Hesaplama Nasıl Yapılır?
Yıllık izin hesabında iki ayrı soruya yanıt ararız: Çalışanın kullanabileceği kaç gün izni var ve planlanan izin bu bakiyeden kaç gün düşürecek? İlk soru hakediş ve kayıtlarla, ikinci soru ise izin tarihleri ve çalışma düzeniyle ilgilidir.
Hak edilen ve kalan izin günleri
Kalan izin bakiyesini hesaplamak için şu adımları izleyebilirsiniz:
- Hakediş tarihini kontrol edin. Çalışanın yeni bir hizmet yılını tamamlayıp tamamlamadığını belirleyin.
- Yeni izin hakkını bulun. Kıdemi, yaşı, çalışma koşullarını ve sözleşmedeki süreleri değerlendirin.
- Önceki dönemden kalan günleri ekleyin. Devreden bakiyeyi izin kayıtlarıyla doğrulayın.
- Kullanılan izinleri çıkarın. Aynı izin kaydını iki kez düşmediğinizden emin olun.
Örnek bir bakiye hesabı şöyle görünür:
| İzin hareketi | Gün |
| Önceki dönemden devreden izin | 6 |
| Yeni hak edilen izin | 14 |
| Kullanılan yıllık izin | −8 |
| Kalan izin bakiyesi | 12 |
Bu örnekte çalışan, yeni hakedişinin oluştuğu tarihten sonra toplam 20 gün kullanabilir. Sekiz günlük kullanımın ardından bakiyesi 12 güne iner. Henüz hak edilmemiş gelecek dönem izinleri, mevcut hak gibi bu toplama eklenmez.
Tatil günleri ve Cumartesi hesabı
İzin başlangıcıyla işe dönüş tarihi arasındaki bütün günler bakiyeden düşülmez. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’nin 6. maddesine göre izne rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri yıllık izin süresinden sayılmaz.
Örneğin, pazartesiden başlayarak sonraki pazartesi işe dönecek bir çalışanı düşünelim. Arada resmî tatil yoksa, pazar hafta tatili ve cumartesi izin hesabına dahil bir günse bakiyeden altı gün düşülür. Takvimde ise çalışan işten yedi gün uzak kalır.
Cumartesi için tek bir cevap vermek doğru olmaz. O gün fiilen çalışılmaması, tek başına yıllık izinden düşülmeyeceği anlamına gelmez. İşyerindeki çalışma düzeni, sözleşme hükümleri ve günün hafta tatili niteliği birlikte değerlendirilmelidir.
Bence hesaplamayı kolaylaştıran en iyi alışkanlık, iki bilgiyi ayrı göstermektir:
- İzin bakiyesinden düşülecek gün sayısı
- İşe dönüş tarihi
Böylece çalışan tatilini planlarken, İK ekibi de bakiye kaydını tutarken aynı hesabı takip edebilir.
Yıllık İzin Nasıl Kullanılır?
İzin hakkının kazanılması, çalışanın istediği tarihte kendiliğinden izne çıkabileceği anlamına gelmez. Kullanım tarihinin talep ve onay süreciyle netleşmesi gerekir. Bu süreçte çalışanın dinlenme ihtiyacıyla işyerinin çalışma düzeni birlikte değerlendirilir.
İzin talebi ve onay süreci
Çalışan, yıllık izin talebini en az bir ay önceden yazılı olarak bildirmelidir. Talepte şu bilgiler yer alır:
- Ad, soyad ve varsa sicil numarası.
- İznin kullanılmak istendiği tarihler.
- Varsa ücretsiz yol izni talebi.
İşveren, çalışanın istediği tarihle bağlı değildir. İşin durumunu ve diğer izin taleplerini dikkate alarak planlama yapabilir. Ancak bu yetki, çalışanın izin hakkını ortadan kaldırmaz.
Örneğin, aynı görevdeki iki çalışanın aynı hafta izin istemesi durumunda tarihler yeniden planlanabilir. Onaylanan tarihlerin yazılı olarak netleştirilmesi, hem tatil hazırlığını hem de ekip planlamasını kolaylaştırır.
Yıllık izin bölünebilir mi?
Evet. Tarafların anlaşmasıyla yıllık izin bölümler halinde kullanılabilir. Bölümlerden en az biri 10 günden kısa olmamalıdır. Bu koşul, her izin talebinin en az 10 gün olması gerektiği anlamına gelmez.
Örneğin, 14 günlük izin hakkı şu şekilde kullanılabilir:
| Kullanım planı | Kurala uygunluk |
| 10 gün + 4 gün | Tarafların anlaşmasıyla uygundur. |
| 10 gün + 2 gün + 2 gün | Tarafların anlaşmasıyla uygundur. |
| 7 gün + 7 gün | En az 10 günlük bölüm koşulunu karşılamaz. |
Buradaki süreler, yıllık izin hesabına dahil edilen günleri ifade eder. Araya giren hafta tatili veya resmî tatiller nedeniyle işe dönüş tarihi ayrıca hesaplanmalıdır.
Kullanılmayan Yıllık İzin ve İzin Ücreti
Yoğun bir dönemde ertelenen izinler, zamanla birikebilir. Burada önemli olan, kalan günlerin kayıtlarda korunması ve kullanımının planlanmasıdır. Yılın bitmesi, kullanılmayan izin hakkını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.
Kullanılmayan yıllık izin devreder mi?
Hak kazanılmış ancak kullanılmamış yıllık izinler sonraki döneme devreder. İşveren, “Bu yıl kullanmadın, artık geçersiz” diyerek bakiyeyi silemez.
Ancak izinlerin devretmesi, sürekli ertelenmesini olağan bir uygulama haline getirmemeli. Yıllık iznin amacı dinlenmektir. İşverenin izin kullandırma yükümlülüğü de devam eder.
Takibi kolaylaştırmak için kayıtlarda şu bilgileri ayrı göstermek faydalıdır:
- Önceki dönemlerden kalan izinler.
- Yeni dönemde hak edilen günler.
- Kullanılan izinler ve güncel bakiye.
Bence biriken izinleri yalnızca toplam bir sayı olarak görmek yerine, hangi dönemden kaldıklarını da izlemek planlamayı kolaylaştırır.
İşten ayrılırken izin ücreti nasıl hesaplanır?
İş sözleşmesi sona erdiğinde, hak kazanılmış fakat kullanılmamış yıllık izinlerin ücreti ödenir. Bu kural istifa halinde de geçerlidir. Hesaplamada, iznin kazanıldığı yıldaki ücret yerine sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücret esas alınır. Bu esas, ÇSGB’nin İş Kanunu açıklamalarında da belirtilir.
Sabit aylık ücretle çalışan biri için basitleştirilmiş brüt hesap şöyledir:
Aylık brüt temel ücret ÷ 30 × kullanılmayan izin günü
| Hesaplama kalemi | Örnek |
| Aylık brüt temel ücret | 45.000 TL |
| Günlük brüt ücret | 1.500 TL |
| Kullanılmayan izin | 10 gün |
| Brüt izin ücreti | 15.000 TL |
Bu tutar, çalışanın eline geçecek net ödeme değildir. İlgili prim ve vergi kesintileri bordroda hesaplanır. Fazla mesai, prim ve sosyal yardımlar da temel ücrete doğrudan eklenmez.
Çalışma devam ederken ise yıllık izin, yıl sonunda otomatik olarak paraya çevrilmez. Kullanılmayan izinlerin işten ayrılırken ödenmesiyle, çalışırken dinlenme hakkının kullanılması farklı durumlardır.
Yıllık İzin Takibi Nasıl Yapılır?
İzin takibi, yalnızca çalışanın kaç gün izne çıktığını kaydetmekten ibaret değildir. Hakediş tarihi, kullanım kayıtları ve kalan bakiye birlikte izlenmelidir. Çalışanın gördüğü bakiye ile İK ekibinin tuttuğu kaydın aynı olması, gereksiz yazışmaları ve hesaplama anlaşmazlıklarını azaltır.
İzin kayıtlarında neler bulunmalı?
Düzenli bir takip için şu bilgileri bir arada tutabilirsiniz:
| Bilgi | Takipteki amacı |
| İlk işe giriş tarihi | Hizmet süresini belirlemek |
| İzin hakediş tarihi | Yeni hakkın ne zaman oluştuğunu görmek |
| Hak edilen ve devreden günler | Kullanılabilir toplam izni hesaplamak |
| İzin başlangıç ve bitiş tarihleri | Kullanım dönemini kaydetmek |
| Bakiyeden düşülen gün sayısı | Tatil günlerini doğru ayırmak |
| Talep ve onay kayıtları | İzin sürecini belgelemek |
| Güncel bakiye | Sonraki izinleri planlamak |
Küçük bir ekipte bu bilgiler bir çizelgeyle takip edilebilir. Çalışan sayısı ve şube sayısı arttığında ise kayıtları güncel tutmak zorlaşabilir.
Bence en faydalı kontrol, onaylanan izinlerle kullanılan izinleri düzenli olarak karşılaştırmaktır. İptal edilen veya tarihi değişen bir talep, bakiyeye yanlış yansımamalıdır.
Ekiptime ile izin takibi
Ekiptime’ın izin yönetimi üzerinden izin taleplerini ve onay süreçlerini takip edebilirsiniz. Çalışanlar kalan yıllık izin günlerini ve hakediş tarihlerini kendi profillerinden görebilir. Yöneticiler de onaylı izinleri merkezi takvim üzerinden inceleyebilir.
Örneğin, aynı hafta izin isteyen çalışanları takvimde görmek, vardiya planını önceden düzenlemeyi kolaylaştırır. İzin hareketlerinin tek yerde tutulması da geçmiş kayıtları kontrol ederken zaman kazandırır.
Takip yöntemi ne olursa olsun, işe giriş bilgilerinin ve izin hesaplama kurallarının doğru olması gerekir. Düzenli kayıt, doğru hesaplamanın temelidir.
Sonuç
Yıllık izin hesabının temelinde üç bilgi var: çalışanın hakediş tarihi, hak ettiği süre ve kullandığı günler. Hafta tatilleri, resmî tatiller ve özel koşullar da bu hesaba doğru yansıtılmalı. Böylece çalışan tatilini, yönetici ise ekip planını daha rahat yapabilir.
Bence iyi bir başlangıç, mevcut izin kayıtlarını gözden geçirmek. İşe giriş tarihleri doğru mu? Devreden günler görünüyor mu? Değişen izin talepleri bakiyeye işlendi mi? Bu kontroller, küçük hataların birikmesini önler.
İzin süreçlerini tek yerde toplamak isteyen ekipler, Ekiptime’ın izin yönetimi özelliklerini inceleyerek kendi çalışma düzenlerine uygun bir takip oluşturabilir.