Personel Takip Programı Nasıl Seçilir? 7 Kriter ve Demo Kontrol Listesi
Personel takip programı seçerken önce çalışma düzeninizi, takip etmek istediğiniz süreçleri ve bütçenizi netleştirin. Ardından seçenekleri giriş-çıkış takibi, vardiya, izin, puantaj ve mevcut sistemlerle uyumluluk açısından karşılaştırın. İhtiyaç duyduğunuz özelliklerin nasıl çalıştığını görmek için demoda kendi iş akışlarınızı deneyin. Karar verirken abonelik ücretine ek olarak kurulum, eğitim ve entegrasyon giderlerini de hesaba katın.
Bence seçimin en zor tarafı, benzer özellikler sunan programlar arasından günlük işinizi gerçekten kolaylaştıracak olanı bulmak. Bu rehberde hangi soruları sorabileceğinizi, demoda neleri kontrol etmeniz gerektiğini ve teklifleri nasıl karşılaştırabileceğinizi adım adım ele alacağım.
Bilmeniz Gerekenler
Personel takip programı seçerken benim önerim, görüşmelere kısa bir ihtiyaç listesiyle başlamanız. Böylece sunumlarda gördüğünüz özellikleri kendi işiniz açısından değerlendirebilirsiniz. Yazının devamında kullanacağımız seçim yaklaşımı şöyle:
- Çalışma düzeninizi esas alın. Çalışan sayısının yanında vardiyalarınızı, şubelerinizi ve saha ekiplerinizin ihtiyaçlarını düşünün. Aynı büyüklükteki iki işletmenin öncelikleri farklı olabilir.
- Vazgeçilmez özellikleri belirleyin. Hangi sorunları mutlaka çözmeniz gerektiğini yazın. Diğer özellikleri, sağlayacakları faydaya göre sıralayın.
- Süreçlerin birlikte çalıştığını kontrol edin. Onaylanan bir iznin puantaja doğru yansıması gibi bağlantıları demoda inceleyin.
- Veri aktarımını deneyin. Mevcut bordro sisteminize örnek bir dosya aktarılmasını isteyin. Sonrasında elle düzeltmeniz gereken alanları not edin.
- Her programı aynı senaryolarla test edin. Unutulan giriş, gece vardiyası veya bağlantı kesintisi gibi durumlar, seçenekler arasındaki farkları görmenizi kolaylaştırır.
- Toplam maliyeti karşılaştırın. Abonelik ücretine kurulum, donanım, eğitim ve gerekli entegrasyonları ekleyin. Yenileme koşullarını da sorun.
- Kararınızı kanıtlarla destekleyin. Demo sonuçlarını, kullanım kolaylığını ve maliyeti tek tabloda değerlendirin. İşletmeniz için zorunlu bir ihtiyacın karşılanmamasını ayrıca işaretleyin.
Personel Takip Programı Nedir?
Personel takip programı, çalışanların giriş-çıkış saatlerini ve çalışma sürelerini kayıt altına almayı sağlayan bir yazılımdır. Ürünün kapsamına göre izin talepleri, vardiyalar, devamsızlıklar ve puantaj işlemleri de aynı sistem üzerinden yönetilebilir. Bu kayıtlar, İK ekiplerinin ve yöneticilerin günlük takibi ve ay sonu hazırlıklarını kolaylaştırır.
Ancak her program aynı özellikleri sunmaz. Bazıları mesai takibine odaklanırken bazıları daha geniş personel yönetimi araçları içerir. Bordro için veri hazırlaması da doğrudan bordro hesaplayabildiği anlamına gelmez.
Bence seçim yaparken bu kapsamı baştan netleştirmek önemli. Böylece hangi işlerin programda tamamlanacağını, hangileri için mevcut araçlarınızı kullanmaya devam edeceğinizi görebilirsiniz.
Seçimden Önce İhtiyaçlarınızı Belirleyin
Benim önerim, ürünleri incelemeye başlamadan önce mevcut işleyişinizde en çok zaman alan üç işi yazmanız. Bunlar eksik giriş kayıtlarını tamamlamak, izinleri takip etmek veya ay sonunda puantaj hazırlamak olabilir. Bu liste, demoda hangi özelliklere daha fazla zaman ayırmanız gerektiğini belirler.
Çalışan sayısının yanında çalışma düzeninize bakın
Yirmi kişilik bir ofisle yirmi kişilik bir saha ekibinin ihtiyaçları farklı olabilir. Ofiste sabit mesai saatleri yeterliyken sahada değişen çalışma noktaları ve bağlantı sorunları devreye girebilir.
Aşağıdaki tabloyu kendi ihtiyaç listenizin başlangıcı olarak kullanabilirsiniz:
| Çalışma düzeni | Yaşanabilecek sorun | Öncelikli ihtiyaç |
| Tek ofis, sabit mesai | Eksik giriş-çıkış kayıtları | Eksik kayıt uyarıları ve kolay düzeltme |
| Vardiyalı üretim | Gece vardiyalarının yanlış güne yazılması | Gece yarısını aşan vardiyaların doğru işlenmesi |
| Birden fazla şube | Kayıtların ayrı dosyalarda tutulması | Merkezi raporlama ve şube bazında yetkilendirme |
| Saha ekibi | Değişen çalışma noktaları, kesilen internet | Uygun mobil kayıt yöntemleri ve bağlantı kesintisi için alternatif |
Gelecek dönemde açmayı planladığınız şubeleri veya çalışma düzenindeki değişiklikleri de hesaba katın. Henüz netleşmemiş ihtiyaçlar için hemen ek paket almak yerine, sonradan geçiş koşullarını ve maliyetini sorun.
Zorunlu özellikleri diğerlerinden ayırın
Bir demoda gördüğünüz her özellik faydalı görünebilir. Ben bu noktada ihtiyaçları üç gruba ayırmayı öneriyorum:
- Olmazsa olmaz: Karşılanmadığında temel işiniz aksar. Örneğin gece vardiyalarını doğru hesaplamak.
- İş yükünü azaltır: Mevcut sürecinizi hızlandırır. Örneğin yöneticilere bekleyen izin taleplerini hatırlatmak.
- Şimdilik gerekli değil: Kullanacağınız bir süreç henüz yoktur. Örneğin tek şubeli yapınız için gelişmiş şube karşılaştırmaları.
Listenize şu üç bilgiyi ekleyin: yaşadığınız sorun, beklediğiniz sonuç ve bunu demoda nasıl kontrol edeceğiniz. “Raporlama olsun” yerine “Şubelerin aylık çalışma sürelerini tek raporda görebileyim” yazmak, ihtiyacınızı daha anlaşılır hale getirir.
Son olarak listeyi günlük kullanıcılarla paylaşın. İK ekibinin, şube yöneticisinin ve çalışanın aynı işlemde yaşadığı zorluklar farklı olabilir. Seçim kriterlerinizi bu görüşlerle tamamlayın.
Personel Takip Programı Seçerken 7 Kriter
İhtiyaç listeniz hazırsa programları aynı ölçütlerle değerlendirmeye başlayabilirsiniz. Benim önerim, her kriter için tedarikçinin yanıtını ve demoda gördüğünüz sonucu ayrı ayrı not etmeniz. Böylece karar aşamasında hangi özellikleri doğruladığınızı kolayca görebilirsiniz.
1. Çalışma düzenine uygunluk
Önce çalışanların giriş ve çıkışlarını nasıl kaydedeceğini netleştirin. Kartlı sistem, QR kod, mobil uygulama veya web üzerinden kayıt seçenekleri farklı ihtiyaçlara cevap verebilir. Seçtiğiniz yöntemin günlük çalışma koşullarınıza uyması gerekir.
Örneğin mevcut kart okuyucularınızı kullanmak istiyorsanız cihaz uyumluluğunu baştan sorun. Mobil takip düşünüyorsanız çalışanların uygun cihaza ve internet bağlantısına erişimini değerlendirin. Herkesin aynı yöntemi kullanabileceğini varsaymayın.
Tedarikçiye şu soruları yöneltebilirsiniz:
- Mevcut cihazlarımızla çalışabiliyor muyuz?
- Farklı ekipler için farklı kayıt yöntemleri tanımlanabiliyor mu?
- Telefon veya internet kullanılamadığında hangi alternatif sunuluyor?
- Yeni bir şube eklemek için ek kurulum gerekiyor mu?
Ben olsam demoyu, kullanmayı planladığım cihaz ve kayıt yöntemiyle görmek isterdim. Hazır bir sunumda sorunsuz ilerleyen işlem, işletmenizin koşullarında ek adımlar gerektirebilir.
2. Eksik ve hatalı kayıtların yönetimi
Bir çalışanın giriş kaydını unutması veya aynı işlemi iki kez yapması mümkün. Önemli olan, programın bu durumları nasıl ele aldığıdır. Eksik kayıtların raporda fark edilmesi ve gerektiğinde kontrollü biçimde düzeltilebilmesi gerekir.
Demoda yalnızca sorunsuz kayıtları incelemeyin. Bilerek eksik bir giriş oluşturun ve düzeltme sürecini izleyin.
| Kontrol noktası | Aranacak özellik |
| Eksik giriş veya çıkış | İlgili kaydın görünür biçimde işaretlenmesi |
| Kayıt düzeltme | Yetkili kullanıcı veya onay süreci |
| Değişiklik geçmişi | Önceki kayıt, değişikliği yapan kişi ve işlem zamanı |
| Çift kayıt | Tekrarlanan işlemin nasıl değerlendirildiğinin açıklanması |
Bence burada kritik soru şu: İK ekibi sorunu sistemde görebiliyor mu, yoksa ay sonunda kendisi mi buluyor? Programın uyarıları, düzeltme yetkileri ve kayıt geçmişi bu soruya somut cevap vermeli.
3. Vardiya, izin ve puantajın birlikte çalışması
Bir personel takip programında vardiya ve izin ekranlarının bulunması başlangıç noktasıdır. Seçim yaparken bu ekranlardaki bilgilerin puantaja nasıl yansıdığına da bakın.
Örneğin çalışan izinliyse o gün giriş yapmaması devamsızlık olarak değerlendirilmemeli. Vardiyası değiştirildiğinde çalışma süresi ilgili plana göre ele alınmalı. Gece başlayıp ertesi sabah biten vardiyalar da doğru dönemle eşleşmeli.
Şu üç işlemi demoda birlikte inceleyebilirsiniz:
- Bir çalışana vardiya atayın.
- Vardiyanın bir günü için izin tanımlayın.
- Oluşan puantajı açıp kayıtların nasıl yansıdığını kontrol edin.
Ardından izin veya vardiya bilgisini değiştirin. Raporun güncellenip güncellenmediğine bakın.
Benim için burada önemli nokta, aynı bilgiyi farklı ekranlarda tekrar düzeltmek zorunda kalmamak. Ayrıca kapsamı netleştirin: Program çalışma sürelerini mi hazırlıyor, ücret hesaplıyor mu, yoksa bordro sistemine aktarılacak bir çıktı mı üretiyor? Bunlar farklı işlevlerdir.
4. Mevcut sistemlerle veri aktarımı
“Entegrasyon var” yanıtı tek başına yeterli ayrıntıyı vermez. Hangi sistemle bağlantı kurulduğunu, hangi verilerin aktarıldığını ve işlem sonrasında size ne kaldığını öğrenin.
Dosyayla aktarım bazı işletmeler için yeterli olabilir. Daha sık veri alışverişi gereken yapılarda doğrudan bağlantı tercih edilebilir. Benim önerim, yöntemi mevcut iş yükünüz üzerinden değerlendirmeniz.
Görüşmeye kullandığınız bordro veya muhasebe programının adıyla gidin. Ardından şunları sorun:
- Kullandığımız sürüm destekleniyor mu?
- Hangi alanlar aktarılıyor?
- Aktarım ne sıklıkta yapılabiliyor?
- Hatalı veya eksik veri olduğunda kim bilgilendiriliyor?
- Kurulum ve sonraki güncellemeler için ek ücret var mı?
Mümkünse örnek bir dönem kaydını mevcut sisteminize aktarın. Çalışan eşleştirmelerini, tarihleri ve süreleri kontrol edin. Aktarım tamamlandıktan sonra elle düzenleme gerekiyorsa bunu da not alın. Karşılaştırmanızda aktarımın sunduğu kolaylığı bu ek işlemlerle birlikte değerlendirin.
5. Günlük kullanım kolaylığı
Programı değerlendiren kişiyle her gün kullanacak kişiler aynı olmayabilir. Bu yüzden demoya bir İK çalışanını, bir yöneticiyi ve mümkünse çalışan temsilcisini dahil etmek faydalı olur.
Her kullanıcıya kendi günlük işinden kısa bir görev verin:
- Çalışan: İzin talebi oluştursun ve durumunu kontrol etsin.
- Yönetici: Bekleyen talebi bulup onaylasın.
- İK ekibi: Eksik giriş kaydını incelesin ve aylık raporu hazırlasın.
Kullanıcı deneyimi araştırmaları yapan Nielsen Norman Group, kullanılabilirlik testlerinde gerçekçi görevler verilmesini ve işlemin nasıl yapılacağının önceden söylenmemesini öneriyor. Ben de demoda “Şu düğmeye basın” demek yerine, “Gelecek hafta için izin talebi oluşturun” gibi bir görev vermenizi öneririm. Kullanıcının nerede duraksadığını ve yardım istediğini not edin. Böylece günlük kullanımda hangi adımların açıklama gerektirdiğini görebilirsiniz.
Bence kullanım kolaylığını yalnızca ekranın görünümüyle değerlendirmek yanıltıcı olabilir. Günlük işlemlerin anlaşılır olması, yanlış işlemden geri dönülebilmesi ve ihtiyaç duyulan bilgiye ulaşılması daha somut ölçütlerdir.
Eğitim kapsamını da sorun. İlk kurulum eğitiminin yanında sonradan katılan çalışanlar için yardım içerikleri veya kısa kullanım videoları sunuluyor mu? Bu destek, ekip değiştikçe önem kazanabilir.
6. Veri güvenliği ve erişim kontrolü
Personel kayıtlarında kimlik, iletişim, izin ve çalışma süresi gibi bilgiler bulunabilir. Programı seçerken bu bilgilere kimlerin erişeceğini baştan değerlendirin.
KVKK’nın Kişisel Veri Güvenliği Rehberi, teknik ve idari tedbirler kapsamında yetki kontrolü, erişim kayıtları ve yedeklemeyi ele alır. Tedarikçi görüşmesinde bu başlıkların uygulamada nasıl karşılandığını sormak iyi bir başlangıçtır.
Benim önerim, genel bir güvenlik ifadesinin yanında somut açıklamalar istemeniz:
- Yöneticilerin erişimi departman veya şubeyle sınırlandırılabiliyor mu?
- İşten ayrılan kullanıcının erişimi nasıl kapatılıyor?
- Hangi işlemler kayıt altına alınıyor?
- Yedekler nasıl tutuluyor ve geri yükleme süreci nasıl işliyor?
- Hizmet bittiğinde hangi verileri, hangi formatta alabiliyorsunuz?
Demoda farklı yetkilere sahip iki kullanıcıyla aynı kaydı açmayı deneyin. Bu küçük kontrol, erişim sınırlarını görmenizi sağlar. Yazılımın sunduğu araçlarla işletmenizin uygulayacağı süreçleri birlikte değerlendirin; bir özellik etiketi tek başına bütün uygulamayı açıklamaz.
7. Maliyet, destek ve sözleşme koşulları
Teklifleri karşılaştırırken önce ücretin neye göre hesaplandığını öğrenin. Personel sayısı, yönetici hesabı, şube veya kullanılan modüller fiyatı etkileyebilir.
Örneğin “kullanıcı başına ücret” ifadesi tüm çalışanları mı, yalnızca yönetim paneline giren kişileri mi kapsıyor? Bu ayrım netleşmeden yıllık maliyet hesabı yapmak zorlaşır.
Teklifte şu bilgileri yazılı olarak isteyin:
- Pakete dahil modüller ve kullanım sınırları.
- Kurulum, eğitim ve veri taşıma ücretleri.
- Ek şube veya çalışan eklendiğinde uygulanacak fiyat.
- Yenileme, iptal ve veri teslim koşulları.
- Destek kanalları, çalışma saatleri ve yanıt süreleri.
Bence destek değerlendirmesinde kendi çalışma saatlerinizi esas almalısınız. Gece vardiyasında yaşanan bir sorun için yalnızca mesai saatlerinde destek sunulması, alternatif bir süreç gerektirebilir.
Son olarak “ilk yanıt süresi” ile “sorunun çözülme süresi” arasındaki farkı sorun. Beklentiyi baştan netleştirmek, programı kullanmaya başladıktan sonra kimin ne yapacağını belirlemeyi kolaylaştırır.
Demoda Uygulayabileceğiniz 5 Test
Demo sırasında kendi işletmenizde karşılaşabileceğiniz durumları denemenizi öneriyorum. Böylece bir özelliğin günlük işinize nasıl yansıdığını görebilirsiniz. Aşağıdaki beş test, önceki bölümde ele aldığımız kriterleri uygulamada değerlendirmenize yardımcı olur.
Hazırlık için gerçek çalışan bilgileri kullanmanız gerekmez. Birkaç kurgu çalışan, örnek vardiya ve izin kaydı yeterlidir. Her programda aynı verileri kullanın. Bu sayede sonuçları karşılaştırmanız kolaylaşır.
| Test | Yapılacak işlem | Beklenen sonuç | Sorun varsa sorulacak soru |
| Gece vardiyası | Örnek çalışana 22.00–06.00 vardiyası atayın. Bu saatlerde giriş ve çıkış oluşturun. | Kayıtlar aynı vardiyayla eşleşmeli. Mola kuralına göre beklediğiniz çalışma süresi görünmeli. | Gece yarısını aşan kayıtlar nasıl eşleştiriliyor? |
| Onaylı izin | Planlanmış bir çalışma gününe izin ekleyin. O gün giriş kaydı oluşturmayın. | Çalışan izinli görünmeli. Puantaj, tanımladığınız izin türünü doğru yansıtmalı. | İzin bilgisi puantaja ne zaman ve nasıl aktarılıyor? |
| Unutulan giriş | Yalnızca çıkış kaydı oluşturun. Ardından yetkili kullanıcıyla eksik girişi tamamlayın. | Eksiklik görünür olmalı. Düzeltmeyi yapan kişi ve değişiklik zamanı izlenebilmeli. | Düzeltme yetkisi kimde ve hangi değişiklikler saklanıyor? |
| Bağlantı kesintisi | Çevrimdışı kayıt ihtiyacınız varsa interneti kapatıp işlem yapın. Sonra bağlantıyı açın. | Çevrimdışı çalışma sunuluyorsa kayıt, asıl işlem saatiyle ve çoğalmadan aktarılmalı. | Kayıt alınamıyorsa çalışan hangi alternatif yöntemi kullanacak? |
| Puantaj aktarımı | Örnek dönem verisini kullandığınız bordro sistemine aktarın. | Çalışanlar, tarihler ve süreler doğru alanlarla eşleşmeli. Eksik veya hatalı aktarım görünür olmalı. | Aktarım sonrasında hangi alanları elle düzeltmemiz gerekiyor? |
Testlere başlamadan önce beklediğiniz sonucu yazın. Örneğin gece vardiyasında hangi molanın düşüleceği belli değilse iki programın hesaplarını sağlıklı karşılaştıramazsınız. Tedarikçinin varsayılan ayarları yerine, denemek istediğiniz kuralları birlikte tanımlayın.
Ben sonuçları üç ifadeyle kaydetmeyi öneriyorum:
- Başarılı: İşlem, belirlediğiniz sonucu ek müdahale gerektirmeden verdi.
- Ek işlem gerekiyor: Sonuca ulaşmak için elle düzeltme veya başka bir araç gerekti.
- Karşılanmıyor: İhtiyaç duyduğunuz işlem mevcut kapsamda tamamlanamadı.
Henüz deneyemediğiniz özellikleri ayrıca “test edilmedi” olarak işaretleyin. Sunumda anlatılan bir işlevi başarılı test olarak kaydetmeyin. Ek işlem gerekiyorsa bunu kimin yapacağını ve ne sıklıkta tekrarlanacağını da not alın.
Bu beş test her işletme için aynı önemde olmayabilir. Saha ekibiniz yoksa bağlantı kesintisi yerine şube yetkilerini deneyebilirsiniz. Örneğin bir şube yöneticisinin başka şubenin kayıtlarına erişip erişemediğini kontrol edebilirsiniz.
Kısa demo sonrasında kritik süreçleri bir pilot kullanımla değerlendirmek de faydalı olur. Benim tercihim, örnek bir ekiple başlayıp en az bir puantaj dönemini incelemek olurdu. Sonuçları önceden kontrol ettiğiniz kayıtlarla karşılaştırın; farkların nedenini anlayıp düzeltmeleri yeniden test edin.
Toplam Maliyeti Nasıl Hesaplarsınız?
Personel takip programı fiyatlarını karşılaştırırken benim ilk baktığım nokta, tekliflerin aynı ihtiyaçları kapsayıp kapsamadığıdır. Bir pakette eğitim ve kurulum dahilken diğerinde ayrı ücretlendirilebilir. Bu yüzden aylık fiyatın yanına ilk yıl boyunca ödeyeceğiniz diğer kalemleri de yazın.
İlk yılın tüm giderlerini listeleyin
Hesabı şu çerçeveyle oluşturabilirsiniz:
İlk yıl toplamı = yıllık abonelik veya lisans + kurulum + gerekli donanım + veri taşıma + entegrasyon + eğitim + ek destek
Her kalem için “dahil”, “ek ücretli” veya “gerekmiyor” notu düşmenizi öneririm. Böylece pakete dahil bir hizmeti iki kez hesaplamazsınız.
Personel başına ücretlendirmede, hangi çalışanların faturaya dahil edildiğini sorun. Örneğin işten ayrılan veya hesabı pasif durumdaki çalışanlar ücretlendiriliyor mu? Yıl içinde büyüme planınız varsa hesabı mevcut ve beklenen çalışan sayısıyla ayrı ayrı yapın.
IBM’in toplam sahip olma maliyeti açıklaması, satın alma bedelinin yanında kurulum, eğitim ve yeni sisteme uyum için harcanan zamanı da değerlendirmeye alıyor. Bu nedenle ben, teklif tablosunun yanına ekibinizin veri temizliği, eğitim ve test için ayıracağı saatleri de yazmanızı öneririm. Bu süre tedarikçi faturasında görünmeyebilir. Yine de geçiş için ayırmanız gereken iş gücünü etkiler.
Teklifleri aynı kapsamda karşılaştırın
Aşağıdaki rakamlar yalnızca hesap yöntemini göstermek için hazırlanmıştır; piyasa fiyatı değildir. İki teklifin aynı çalışan sayısını, gerekli özellikleri ve 12 aylık kullanımı kapsadığını varsayalım. Tutarlar KDV hariçtir.
| Maliyet kalemi | A teklifi | B teklifi |
| Yıllık abonelik | 24.000 TL | 30.000 TL |
| Kurulum ve eğitim | 8.000 TL | Dahil |
| Veri taşıma | 4.000 TL | Dahil |
| Gerekli entegrasyon | 6.000 TL | 6.000 TL |
| İlk yıl toplamı | 42.000 TL | 36.000 TL |
A teklifinin aboneliği daha düşük. Ancak örnekteki ek hizmetlerle ilk yıl toplamı B teklifini geçiyor. Bence bu tabloyu kendi teklif rakamlarınızla doldurmak, fiyat farkının nereden kaynaklandığını görmenin kolay bir yolu.
Ardından ikinci yıl için ayrı hesap yapın. Tek seferlik giderleri çıkarın; devam eden bakım, destek ve entegrasyon ücretlerini ekleyin. Yenileme fiyatı henüz belli değilse tutarı kesinmiş gibi yazmayın. Sözleşmedeki artış koşulunu belirtin ve tekliflerin geçerlilik tarihlerini kaydedin.
Karşılaştırma Tablosuyla Seçeneklerinizi Daraltın
Demo notları ve maliyetler hazır olduğunda karar vermek kolaylaşır. Benim önerim, önce zorunlu ihtiyaçları kontrol etmeniz, ardından kalan seçenekleri puanlamanız.
Önce zorunlu koşulları kontrol edin
Bir program birçok faydalı özellik sunabilir. Ancak işletmeniz için vazgeçilmez bir süreci karşılamıyorsa diğer avantajları bu eksikliği gidermeyebilir.
Örneğin gece vardiyalarını her ay elle düzeltmeniz gerekiyorsa bunu küçük bir kullanım farkı olarak değerlendirmeyin. Şunları netleştirin:
- Eksiklik mevcut ayarlarla giderilebiliyor mu?
- Ek geliştirme gerekiyorsa bedeli ve teslim tarihi belli mi?
- Önerilen çözüm demoda doğrulandı mı?
Henüz sunulmayan bir özelliği, satın aldığınız paketin parçası gibi puanlamayın.
Kalan programları test sonuçlarıyla puanlayın
Basit bir ölçek kullanabilirsiniz: 0 = karşılamıyor, 1 = ek işlemle karşılıyor, 2 = beklendiği gibi karşılıyor. Test edilmemiş alanları boş bırakın.
| Kriter | Önem ağırlığı | A programı | B programı | Doğrulama notu |
| Puantaj aktarımı | 3 | 1 | 2 | A’da tarih alanları elle düzenlendi |
| Günlük kullanım | 2 | — | — | Kullanıcı denemesi yapılacak |
| Şube raporları | 1 | — | — | Örnek rapor beklenecek |
Tablodaki puanlar temsili bir değerlendirmedir.
Ağırlıkları kendi ihtiyaçlarınıza göre belirleyin. Puanı ağırlıkla çarparak toplam alabilirsiniz. Ancak bence bu toplamı tek başına karar olarak kullanmayın. Test notlarını ve toplam maliyeti de yanında değerlendirin.
İhtiyaçlarınızı Ekiptime ile değerlendirin
Ekiptime’da mobil ve QR kodlu giriş-çıkış takibini, vardiya planlamasını ve izin yönetimini bir araya getiriyoruz. Birden fazla şubenin takibini yapabilir, puantaj hazırlığı ve bordro aktarımına hazır raporlarla ay sonu süreçlerinizi düzenleyebilirsiniz.
Benim önerim, bu yazı boyunca oluşturduğunuz ihtiyaç listesini Ekiptime’ı denerken de kullanmanız. Kendi vardiya düzeninizi oluşturun, örnek izin kayıtlarını inceleyin ve raporların iş akışınıza uygunluğunu kontrol edin. Ekibinizden günlük işlemleri tamamlamalarını isteyip geri bildirimlerini alın. Ekiptime’ı 14 gün ücretsiz deneyerek değerlendirmenizi kendi kullanım deneyiminizle tamamlayabilirsiniz.
Sonuç: Kararınızı İhtiyaçlarınız ve Test Sonuçlarıyla Verin
Personel takip programı seçerken çalışma düzeninizi, günlük iş yükünüzü ve bütçenizi birlikte değerlendirin. Özellik listelerini inceledikten sonra sizin için kritik işlemleri demoda deneyin. Eksik kalan noktaları, ek maliyetleri ve elle yürütmeniz gereken işleri karşılaştırma tablonuza ekleyin.
Benim önerim, son karardan önce programı kullanacak ekibin görüşünü almanız. İK ekibinin rahatça rapor hazırlayabilmesi kadar, çalışanın izin talebi oluşturabilmesi ve yöneticinin bu talebi kolayca değerlendirebilmesi de önemli.
Başlamak için işletmenizde çözmek istediğiniz üç sorunu yazın. Ardından her biri için beklediğiniz sonucu belirleyin ve kısa listenizdeki programlardan bunu göstermelerini isteyin. Böylece seçiminizi somut gözlemlere dayandırabilir, hangi kolaylıklar için ödeme yaptığınızı daha net görebilirsiniz.